효율적인 제품 매뉴얼 제작을 위한 TIP: 온라인 매뉴얼 vs 종이 매뉴얼

//효율적인 제품 매뉴얼 제작을 위한 TIP: 온라인 매뉴얼 vs 종이 매뉴얼

효율적인 제품 매뉴얼 제작을 위한 TIP: 온라인 매뉴얼 vs 종이 매뉴얼

안녕하세요2018 수출바우처 사업 (수출지원기반활용사업) 공식 수행기관 텍스트리입니다. 


텍스트리 2 연속 수출바우처 사업 공식 수행기관으로서 지난해부터  250건의 글로벌 프로젝트를 진행하고 있습니다. 또  브랜드 개발/관리 & 통번역 서비스 부문에 선정되어 중소기업/ 중견기업의 해외 진출에 꼭  필요한 기술문서 번역  제품 매뉴얼 제작 서비스를 제공하고 있습니다. 

이와 더불어 수출바우처 참여기업들의 해외 진출을 돕기 위해 수출바우처 사업 및 수출 비즈니스, 수출 컨설팅 등 수출업무와 정부지원사업 관련한 소식들을 전해드리고 있습니다.

또한 글로벌 시장 트렌드와 전문 번역, 매뉴얼 콘텐츠 제작 관련해 다양한 정보성 콘텐츠들을 연재하고 있습니다.

오늘은 제품 매뉴얼 제작에 관련해 고민하고 참여기업 및 모든 중소기업 중견기업 관계자 여러분들을 위한 콘텐츠를 준비했습니다. 제조사에게 가장 효율적인 매뉴얼 형태는 무엇일까요?

제품 매뉴얼은 사용자에게 제품의 기능 및 주의사항 등을 설명하기 위한 목적으로 작성된 문서로, 제조사와 사용자를 연결하는 중요한 역할을 합니다.


소비자용 제품 매뉴얼을 예로 들겠습니다. 제품을 구입한 소비자는 사용 중 문제가 생겼을 경우 어떻게 할까요?
즉시 고객센터에 문의하거나 서비스센터로 제품을 들고 가는 방법도 있습니다만, 많은 소비자들은 우선 제품의 문제를 스스로 진단하고자 할 것입니다. 

예를 들면 제품을 구입했던 박스를 찾아내 그 안의 인쇄용 매뉴얼을 찾아내 살펴보거나, 제조사 홈페이지에 접속해 웹 매뉴얼을 다운 받아 검색하는 것이 이에 해당할 것입니다. 

이렇듯 제품 매뉴얼의 필요성에 관해서는 누구나 공감하실 것입니다. 단, 제조사 입장에서는 어떤 매뉴얼이 가장 효율적으로 관리할 수 있는지에 대해선 이견이 있을 것입니다.


최근엔 인쇄용 종이 매뉴얼이나 온라인 매뉴얼(PDF) 외에도 동영상 매뉴얼, AR 매뉴얼(증강현실) 등 다양한 형태의 제품 매뉴얼이 있지만, 가장 보편적으로 사용되는 인쇄용 매뉴얼과 온라인 매뉴얼을 비교해보도록 하겠습니다.  

 

인쇄용 종이 매뉴얼 VS 온라인 매뉴얼

만약 기업 관계자 여러분들께서 제품 매뉴얼 제작과 관련, 어떤 형태로 출판할 것인지를 고민하고 계시다면 이는 굉장히 적절한 고민이라고 말할 수 있습니다. 인쇄용 매뉴얼과 온라인 매뉴얼, 각각의 장단점을 비교해보겠습니다. 

(1) 인쇄용 종이 매뉴얼

인쇄용 종이 매뉴얼은 가장 보편적으로 쓰이는 제품 매뉴얼로, 제품 구성에 포함돼 소비자에게 제공되는 것이 일반적입니다. 주로 소책자 형태를 띠고 있습니다.

인쇄용 종이 매뉴얼은 온라인 매뉴얼과 달리 디바이스 없어도 오프라인에서도 사용할 수 있다는 장점이 있습니다. 온라인 환경에 제약을 받거나, PC, 모바일와 같은 기기의 배터리가 없어 매뉴얼을 열지 못하는 경우가 발생할 일이 없습니다.

단, 인쇄 이후 새롭게 추가되는 내용을 반영하기 위해선 재인쇄해야 한다는 단점이 있습니다.
또한 원하는 내용을 찾기 위해선 매뉴얼을 뒤져야합니다. 이 때문에 온라인 매뉴얼과 비교했을 때 검색 방식이 다소 불편할 수 있습니다.

(2) 온라인 매뉴얼

온라인 매뉴얼이란 사용자가 PC 혹은 스마트폰, 태블릿 PC와 같은 디바이스를 이용해 구동하는 온라인 매뉴얼을 말합니다.

온라인 매뉴얼의 최대 장점은 업데이트의 용이함에 있습니다. 만약 지속적으로 업데이트되는 제품이라면 소비자들에게 온라인 매뉴얼을 제공하는 것이 좋을 것입니다. 또 매뉴얼 내용을 정정할 시에도 손쉽게 수정할 수 있습니다.

또한 온라인 매뉴얼의 경우 하이퍼링크 참조 등을 통해 원
하는 답변과 정보를 쉽게 검색할  있습니다. 도움말 매뉴얼의 키워드나 제품명을 통해 쉽게 검색할 수 있습니다.

이외에도 온라인 매뉴얼은 자리를 차지하지 않고, 외부 환경에 의해 찢기거나 파손되지 않는다는 장점이 있습니다.

그러나 기기의 연결상태나 온라인 환경에 제약을 받는 것이 단점이며, 기기와 친숙하지 않은 사용자들의 경우 선호하지 않는 경향이 있습니다.

그렇다면 둘 중 어떤 형태의 매뉴얼을 택하는 것이 좋을까요?

만일 제품 사용자들의 연령대가 높거나 기기를 다루기에 능숙치 않은 경우, 온라인 매뉴얼보다는 종이 매뉴얼을 더 선호할 확률이 높습니다.  
실제로 한 연구결과에서 40대 이상의 성인의 경우 대부분이 종이로 된 인쇄 매뉴얼을 더 선호하는 것으로 나타났다고 합니다.
*Dummies for Technical writing: Sheryl Lindesll- Roberts. For Dummies;1st edition. (2001.02.15)

또한 한국TC협회와 한샘이유지가 1,000명의 소비자를 대상으로 실시한 제품 사용 설명서 인식 및 활용도에 대한 설문에 따르면, 소비자의 60.8%는 모바일, 인터넷의 발달에 따른 웹 설명서(15.3%), 모바일 앱(15%) 보다 기존 종이, 책으로 된  제품 매뉴얼을 가장 선호하는 것으로 나타났습니다. 장소의 제한 없이 제품을 사용하면서 바로 확인할 수 있다는 것이 주된 이유입니다. 

혹은 제품 종류에 따라 종이 매뉴얼과 온라인 매뉴얼 중 골라야 한다면, 다음과 같을 수 있습니다.

1. 실제로 형태를 갖춘 소비재의 경우(ex 휴대폰, 청소기): 종이 매뉴얼, 온라인 매뉴얼 둘 다 제공
2. 다운로드용 제품 (ex APP) 혹은 하이퍼링크 기능을 이용해 설명하는 것이 더 편리할 경우: 온라인 매뉴얼 제공
3. 고정식 제품 (ex 냉장고, 복사기): 종이 매뉴얼을 제공하거나 온라인 매뉴얼도 함께 제공


사실 정해진 답은 없습니다. 어떤 종류의 제품을 판매하는냐에 따라서 달라질 수도 있을 것이며, 주사용자가 어떤 매뉴얼 형태를 선호도 혹은 사용자들의 연령대와 기기에 대한 친숙도 등이 영향을 미칠 수 있기 때문입니다.

요컨대 자사의 주요 소비자층에 대한 사전적인 조사와 연결해 결정하는 것이 가장 좋습니다. 최근엔 각각의 매뉴얼의 단점을 상호보완하고 소비자들의 편의를 증대시키기 위해, 많은 기업들은 종이 매뉴얼과 온라인 매뉴얼을 함께 제공하고 있습니다.

맞춤형 콘텐츠 제작 전문가 집단, 텍스트리

텍스트리에는 매뉴얼 제작 전문 인력인 테크니컬 라이터, 테크니컬 일러스트레이터, 전문 디자이너가 상주하고 있으며, 이들은 각각 매뉴얼에 관한 전문적인 글쓰기와 기술 삽화(CAD), 매뉴얼 디자인 등을 맡고 있습니다. 
나아가 텍스트리의 매뉴얼 전문가들은 사용자의 편의를 고려하고 보다 활용도 높은 매뉴얼을 만들기 위해 
제품을 직접 사용하고 제품을 제작한 엔지니어와 인터뷰하는 과정을 거칩니다.

텍스트리는 수출바우처 지원 서비스를 통해 
국제표준 규격의 다국어 제품 매뉴얼 제작 서비스를 제공하고 있습니다.

특히 텍스트리는 제품 매뉴얼을 각각 따로 만드는 것이 아닌, 자체 노하우를 통해 하나의 소스로 여러 형태의 매뉴얼을 제작하기 때문에 소요시간과 제작 비용을 모두 절감하고 있습니다.

인쇄용 종이 매뉴얼과 웹 매뉴얼 외에도, 소비자 환경에 알맞은 콘텐츠를 지원하기 위하여 스마트 기기, 플랫폼에 대응할 수 있는 다양한 퍼블리싱 형태의 콘텐츠를 제공하고 있습니다. 또한
 다년간의 풍부한 다국어 편집 경험을 통해 귀사 매뉴얼의 완벽한 현지화를 도와드립니다.

텍스트리는 귀사에게 가장 딱 맞는 ‘맞춤형 매뉴얼 제작 전문가’입니다.

기사 출처
중앙일보, 소비자 두명 중 한 명은 제품사용설명서 불편, 2015.01.22

2018-11-01T18:29:40+00:00