[기술문서/매뉴얼 제작] 소프트웨어(SW) 기술 문서의 작성과 역할

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[기술문서/매뉴얼 제작] 소프트웨어(SW) 기술 문서의 작성과 역할

안녕하세요, 테크니컬 커뮤니케이션 전문 기업 텍스트리입니다.

자사는 매뉴얼 · 기술문서 제작에 대한 오랜 노하우를 토대로 제품 설명서, 기술 매뉴얼 등 고품질의 문서 제작 서비스를 제공하고 있습니다.

오늘은 지난 회에 이어 소프트웨어 개발에서 중요한 부분을 차지하는 ‘소프트웨어의 기술문서‘에 대해 말씀을 드리려고 합니다.

지난 1부에서는 소프트웨어에서 기술문서의 유형에 대해 말씀드렸습니다.

1부: 소프트웨어용 기술문서의 필요성과 기술문서의 유형

2부: 소프트웨어용 기술문서의 역할


소프트웨어와 기술문서 작성

오늘 우리는 기술문서 작성이 소프트웨어 개발에 어떻게 영향을 미치는지에 대해 이야기하려고 합니다.

또한 기술 분야에서 전문적으로 글을 작성하는 테크니컬 라이터가 실제로 조직원의 협업과 분리할 수 없는 이유에 대해서도 같이 이야기하려고 합니다.

소프트웨어 문서는 모든 팀으로부터 공유되고 참조됩니다. 지원 부서, 개발자, 테스터, 마케팅 및 영업 부서 모두 소프트웨어 기술문서 없이는 정확한 업무를 수행할 수 없을 것입니다. 또한 소프트웨어 기술문서에는 모든 제품 버전에 대해 작성되므로, 제품의 변경 사항은 기술문서의 도움을 받아 추적할 수 있습니다.

다음은 소프트웨어 기술문서에 적용해야 하는 몇 가지 중요한 사항들입니다.

1. 필요한 설명이 ‘충분한’ 문서 작성하기

설명서가 없는 문서와 과도한 문서 사이의 균형을 찾아야 합니다. 소프트웨어 문서의 콘텐츠가 불량하면 소프트웨어 제품 개발의 모든 단계에서 많은 오류가 발생하고 효율성이 저하될 수 있습니다. 가장 필요하고 관련 있는 정보만 문서화해야 합니다. 적절한 균형을 찾는 것은 또한 개발이 시작되기 전에 프로젝트의 복잡성을 분석하는 것이 필요합니다.

2. 최신 버전으로 업데이트 할 것

이것은 문서를 최신 상태로 유지해야 한다는 것을 의미합니다. 문서가 최신 버전으로 업데이트되어 있지 않다면 자동으로 그 가치를 잃기 때문에 이것은 매우 중요합니다. 소프트웨어 개발 중에 요구 사항이 변경되는 경우 변경된 정보를 포함하는 체계적인 문서 업데이트 프로세스가 있는지 확인해야 합니다. 이 프로세스를 보다 효율적으로 관리하기 위해 자동 버전 제어를 사용할 수 있습니다.

3. 문서화 단계에서 팀원들과 협업

가장 빠른 소프트웨어의 문서화 방법은 문서 작성을 위해 공동 작업 방식을 기반으로 합니다. 효율성을 높이려면 소프트웨어의 기능에 대해 프로그래머와 테스터를 같이 대화를 나누는 것이 좋습니다. 그런 다음 문서를 작성한 후 팀과 공유하고 피드백을 받아야 합니다. 더 많은 정보를 얻기 위해, 의견을 말하고, 질문을 하고, 다른 사람들이 그들의 생각과 생각을 공유하도록 노력해야 합니다. 소프트웨어 문서와 관련된 모든 팀 구성원의 협업은 가장 기본이며 중요한 사항입니다.

4. 기술문서 전문 작가 – 테크니컬 라이터 고용

일반적으로 이런 기술문서를 전문적으로 작성하는 일을 하는 사람을 기술문서 전문 작가 – 테크니컬라이터 라고 합니다. 엔지니어링 배경을 가진 테크니컬라이터는 개발의 진행 상황에 대해 현재 어떤 작업이 벌어지고 있는지 누군가에게 자세히 설명할 필요 없이 개발자로부터 정보를 수집할 수 있습니다. 테크니컬라이터를 팀원으로 영입해 같은 사무실에서 기술문서 작업을 진행한다면 정기적인 회의와 토론에 참여하여 조직원 간의 긴밀한 협력을 이끌어내는 것도 가치 있는 일이 될 수 있습니다.

 5. 고객과의 상호작용

일반적으로 대부분의 소프트웨어 관련 요청은 지원에서 나옵니다. 이것은 고객과의 상호작용이 가장 많이 일어나는 곳이기 때문입니다. 온라인 기술 문서는 여기에 집중해야 합니다.

기술 지원처럼 사용자 매뉴얼은 항상 일방적인 정보 전달 기능을 제공해왔습니다. 그러나, 사용자들이 온라인에 접속한 이후, 기술 문서는 고객과의 또 다른 고객지원 창구 역할을 하기 시작했습니다. 온라인 기술 문서의 사용자 코멘트를 분석함으로써 기술 문서 작성자는 개발자와의 기능성 토론에 참여하게 됩니다. 개발자들이 차기 제품 계획에 대해 이야기하는 회의에 참석하도록 하는 것은 중요한 부분입니다.

텍스트리는 다양한 제품의 사용자 설명서부터 전문적인 반도체 장비, 소프트웨어 기술문서 등 산업 전반에 걸쳐 다양한 분야의 기술문서를 전문적으로 제작해 왔습니다.

홈페이지를 방문하시면 기술문서 제작과 관련해 보다 자세한 내용을 확인해 보실 수 있습니다.

2019-03-07T16:49:11+00:00