안녕하세요 텍스트리입니다. 오늘은 기술문서 작성과 관련해서 소비재 제품을 생산하는 기업을 위해 사용자 설명서 작성법에 대해 얘기를 해보려고 합니다.

해외로 진출하는 수출바우처 참여기업 및 소비자들이 사용하는 제품을 생산하는 기업들에게는 소비자들이 효과적으로 제품을 사용하는데 도움이 되는 안내서와 설명서를 필요로 한다. 이렇게 필수적인 문서인 사용자 설명서를 어떻게 만드는지 천천히 설명 드리겠습니다.

사용자 설명서는 고유의 구조를 가지고 있으며, 명확한 방법으로 작성해야 합니다. 문서를 개발하는 것은 어려운 과정이지만 오늘 포스트는 그것을 구성하는 데 조금은 도움이 될 것입니다.

1. 사전 준비

우선 장치에 대한 사용자 설명서를 개발해야 한다고 가정해 보겠습니다. 우선, 사용자 설명서를 읽을 대상 소비자를 생각해 보셔야 합니다. 그렇다면 잠재적인 사용자와 소통하기 위해 무엇을 할 수 있을까요? 포커스 그룹을 모을 수 있지만, 우선, 그들의 나이, 교육, 직업, 그리고 무엇이 필요하지 필요하지 않은지에 대한 질문 목록을 준비하세요. 이 정보는 나중에 필히 도움이 될 것입니다. 그런 다음 장치의 프로토타입을 테스트하도록 요청합니다. 그들의 피드백, 불분명한 것, 그들이 직면했던 어려움 등을 체크해야 합니다. 그런 다음 총괄 책임자, 개발자 및 프로그래머와 같은 기기를 더 잘 알고 있는 사람들을 인터뷰합니다.

인터뷰를 마치면 더 많은 단계를 해결할 수 있습니다. 다음 단계에는 타사의 다른 설명서 읽기가 포함됩니다. 단어 선택, 스타일, 문서 구조에 주목해야 합니다. Google, Apple, Microsoft와 같은 브랜드 아이덴티티가 뚜렷한 대부분의 회사에는 자체적인 스타일의 설명서가 있습니다. 그러나 일반적인 경우에는 귀사의 제품 및 범위와 유사한 타사 제품의 설명서를 참조하는 것도 중요합니다.

2. 작성 과정

텍스트리는 수출바우처 기업 및 제조업 기업들을 만나서 사용 설명서에 대해 얘기를 나누면 아직도 제품을 개발하는 많은 기업들이 MS Word를 사용하여 사용자 설명서를 제작하고 있다는 것을 알게 됩니다. 많은 기업들 중 일부는 문서저작의 전문 도구에 대해서조차 모르고, 일부 회사는 아직 기존의 작업방식에 익숙해서 MS Word를 사용하기도 합니다. 사용자 설명서의 전문 문서 저작 도구를 사용하고 싶어도 ‘문서의 분량이 적거나’, 단순히 ‘PDF로도 충분하니까’라고 생각할 수 있습니다. 하지만 설명서를 읽는 소비자의 입장에서 한번 더 생각한다면 저작도구에 대해 전문적인 대행사의 설명을 들어보는 것도 좋은 선택입니다.

이제 사용자 설명서의 스타일과 어휘에 대해 이야기해 보겠습니다. 다른 타사의 설명서를 읽으면서 알 수 있듯이 기술 작성자는 적극적인 목소리를 사용하므로 독자들이 정보를 더 쉽게 이해할 수 있도록 도와줍니다. 또한 모든 단계를 명령으로 시작하는 것이 좋습니다. 명령형 동사는 대개 응답 순서에 사용되므로 소비자들이 필요한 동작을 따르는 것이 더 쉽습니다.

많은 엔지니어들이 글쓰기에 힘들어하는 부분이 어휘입니다. 목표로 하고 있는 소비자들에 대해 수집한 정보를 이용해야 합니다. 예를 들어, 잠재적 사용자가 성인이고 제품에 대한 관련 교육을 받지 않은 경우 전문 어휘와 기술 언어를 사용하면 안됩니다.

앞서 말씀드린 대로 사용 설명서에 구체적인 구조가 나와 있습니다. 사용자가 필요한 정보를 신속하게 찾을 수 있도록 논리적이어야 합니다. 해석하기 쉬운 매뉴얼을 만들려면 모든 기술 문서에 포함되어야 하는 요소 목록을 살펴본 후 설명서를 작성하는 동안 체크리스트로 사용하는 방법이 가장 효율적입니다.

3. 제품 관리 정보

제품을 사용자가 관리해야 하는 부분에 대한 내용입니다. 예를 들어 사용자가 기기를 청소하는 방법과 사용자가 기기를 얼마나 자주 청소해야 하는지를 설명하는 섹션을 포함해야 합니다. 모든 클리닝 단계를 열거해야 하며 일부 부품을 제거해야 할 경우에는 이 프로세스를 자세히 설명해야 합니다. 사용자가 직접 기기를 분해할 수 있는 경우 부피가 큰 목록부터 세부 부품으로 사용하여 설명해야 합니다.

기기를 적절한 방식으로 보관해야 하는 이유와 사용자가 어떻게 보관해야 하는지 설명해야 합니다. 예를 들어, “제품을 시원하고 건조한 곳에 보관하세요.”와 같은 표현방식을 사용해야 합니다.

또한, 공통적으로 발생할 수 있는 문제와 해결 방법을 가진 섹션을 개발해야 합니다. 검색을 단순화하기 위해 공통적인 문제들을 그룹화합니다. 예를 들어 정보 표시에 문제가 있는 경우 “화면 문제”로 이름을 지정합니다. 또한 기술 지원 서비스의 이메일이나 대표 전화 번호를 포함해야 합니다.

4. 매뉴얼이 기본안이 완료되면

설명서가 준비되면 타겟 사용자 그룹에게 제품 사용법을 읽고 따르도록 테스팅 해봐야 합니다. 사용자 그룹이 아직 제품에 대해 익숙하지 않기 때문에 이 단계가 중요합니다. 또한 제품을 제공하는 공급자의 입장에서 작성된 문서이기 때문에 사용자 입장에서 제품에 대해 명확하지 않은 부분이 있으면 더 잘 설명하는 데 도움이 됩니다.

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