기업의 문서 관리를 위해 자체 CMS 솔루션을 제공하고 있는 텍스트리에서 많은 해외 기업에서 사용하고 있는 문서 공동 편집 소프트웨어에 대해 알아보려고 합니다.

 

원격으로 재택근무 중이십니까?

회사 동료들과 공동으로 작업이 필요한 문서는 어떻게 이용하고 계십니까?

 

코로나19 전염병이 계속해서 위협이 되고 있는 상황에서 많은 기업이 바이러스의 확산을 최소화하기 위해 원격으로 재택근무를 시행하고 있습니다. 코로나19 이전에도 온라인으로 직장을 옮기는 움직임이 있었지만, 2020년에 반강제적으로 원격 근무를 실행하게 되고 많은 시행착오를 겪으면서 급격하게 활기를 띠고 있습니다.

 

 

최근 구인구직 매칭 플랫폼 ‘사람인’에서는 기업 355개사를 대상으로 ‘재택근무 생산성 현황’을 조사한 결과, 재택근무를 실시하는 기업(109개사)의 55%가 ‘생산성의 차이가 없다’고 밝혔습니다.

또한 재택근무를 시행 중인 기업들은 재택근무의 생산성을 높이기 위해 ‘재택근무 준칙 마련’(42.2%, 복수응답)을 했다고 응답했으며 이외에도 ‘원격 근무 협업 솔루션 완비’(35.8%), ‘커뮤니케이션 활성화 장치 마련’(30.3%), ‘근태관리 시스템 구축’(30.3%), ‘직원들의 자율성 증대’(26.6%), ‘성과관리 원칙, 시스템 구비’(11%) 등의 방법을 활용하는 것으로 나타났습니다.

<출처: 사람인 보도자료>

 

 

국내와 마찬가지로 원격 재택근무로 전환한 해외에서는 분산된 팀원이 같은 공간에 있는 것처럼 작업하는 데 도움이 되는 많은 협업 문서 편집 소프트웨어가 가속화되었습니다.

McKinsey의 발표에 따르면 지식 근로자는 근무 시간의 평균 14 %를 내부적으로 커뮤니케이션하고 공동 작업하는 데 사용한다고 보고했습니다. 또한 소셜 도구를 통해 내부 협업을 개선하면 상호 작용의 생산성을 20~25 %까지 높일 수 있다고 전했습니다.

사무실에서 문서 전송을 통한 공동 작업에 많은 시간을 할애하기 때문에 공동 문서 편집 소프트웨어를 사용하면 원격으로 팀이 효율적으로 작업할 수 있습니다. 문서 공동 편집 소프트웨어를 사용하면 다음과 같이 많은 이점이 있습니다.

 

 

  • 문서 작성의 빠른 문제 해결
  • 브레인스토밍 아이디어를 위한 허브 장치
  • 문서 작성의 효율성 및 생산성 향상
  • 커뮤니티를 구축하고 팀워크 증대
  • 아이디어의 빠른 실행
  • 이메일 편지함을 통한 문서 전송 시간 감소

협업을 통한 문서 편집 소프트웨어를 사용하면 직원들이 이메일이나 클라우드 서버를 통해 문서를 주고받을 필요 없이 문서를 동시에 보고, 편집하고, 작업할 수 있습니다.

이번 블로그에서는 1, 2부로 나눠서 해외의 많은 기업들이 사용하는 최고의 협업 문서 공동 편집 소프트웨어의 다양한 기능들을 살펴볼 것입니다.

기능이 많은 소프트웨어보다는 기업의 업무 프로세스에 따라 필요한 기능이 최적화된 소프트웨어를 찾아보시길 바랍니다.

※소개하는 소프트웨어 순서는 순위가 아닙니다. 기능 및 가격과 상관없습니다.

 

문서 공동 편집 소프트웨어

 

구글 문서

 

<이미지 출처: google.com>

 

Google의 무료 클라우드 공동 작업 플랫폼인 Google 문서 도구입니다. Google에는 팀원과 동시에 문서를 편집하는 데 사용할 수 있는 직관적인 편집기가 있어서 Word 문서 작성과 유사하게 사용할 수 있습니다. Google ID만 있으면 누구나 사용 가능합니다.

Google 문서는 클라우드에서 작동하므로 별도의 소프트웨어를 다운로드할 필요가 없습니다. Google 계정에 로그인하여 쉽게 문서 작성을 시작할 수 있습니다. MS Word를 사용하고 있다면 Google 문서 도구는 친숙할 것입니다. 상단 작업 표시 줄은 MS Word와 마찬가지로 서식 및 편집 옵션으로 채워져 있습니다. 공동 작업을 염두에 두고 구축된 Google 문서를 사용하면 문서를 작성하고 이메일이나 공유 가능한 링크를 통해 팀원과 공유할 수 있습니다.

 

<이미지 출처: google.com>

 

무료 요금제에 15GB의 클라우드 스토리지를 제공하는 Google Docs는 클라우드에서 문서를 호스팅 하려는 개인 사용자에게 적합한 도구입니다. 기업에서는 Google Workspace를 통해 Gmail, 캘린더, Meet, Chat, 드라이브, 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 설문지, 사이트 도구 등의 공동작업 도구를 포함하여 사용할 수 있습니다.

 

<이미지 출처: google.com>

 

Google 문서의 몇 가지 뛰어난 기능

• 브라우저에서 직접 텍스트 문서를 작성하고 수정

• 전용 소프트웨어가 필요 없음

• 여러 사용자가 동시에 작업할 수 있으며 모든 변경사항은 자동으로 저장

• 실시간으로 다른 사용자가 문서를 수정할 때 커서가 표시되어 무엇을 변경하고 작업을 하는지 확인이 가능

• 클릭 한 번으로 Google 드라이브에 문서 저장

• Google 프레젠테이션, 스프레드시트, Keep 등과 통합됩니다.

가격:

• 기본 무료

• 개인 멤버십 요금제(Google One 요금제)는 ₩2,400/월부터 시작

• Google Workspace사용자당 $4.80/월부터 시작

 

마이크로소프트 웹용 Office

 

<이미지 출처: microsoft.com>

 

가장 인기 있는 문서 편집기 중 하나인 Microsoft 웹용 Office에는 클라우드 기반 문서 편집기도 있습니다 Microsoft 웹용 Office에는 클라우드를 통해 Office의 기능을 제공하므로 사용자가 인터넷을 통해 액세스하고 실시간으로 문서를 편집할 수 있습니다.

Google Docs와 경쟁하는 Microsoft 웹용 Office는 Word, Onenote, Excel, Powerpoint, One Drive 등과 같은 모든 Microsoft 도구에 대한 무료 액세스를 제공합니다.

 

<이미지 출처: microsoft.com>

 

Microsoft 웹용 Office는 기존 오피스 도구와 유사한 인터페이스를 가지고 있습니다. 팀은 오피스 문서를 동시에 공동 작성 및 공동 편집할 수 있으며 작업을 신속하게 완료할 수 있습니다. OneDrive 통합을 통해 PC에서 문서를 업로드하거나 Dropbox를 통해 직접 문서를 열 수 있습니다. 구글과 마찬가지로 기존의 오피스 도구와 함께 원노트, 원드라이브, 팀즈 등 다양한 비즈니스 도구와 연동이 가능합니다.

 

<이미지 출처: microsoft.com>

Word Online의 몇 가지 뛰어난 기능

• 사용자에게 익숙하고 신뢰할 수 있는 Office 환경

• 다른 사용자를 초대하여 실시간으로 검토 받고 공동 작업이 가능

• 사무실이나 집, 이동중에 인터넷에 연결만 되어 있다면 디바이스나 브라우저 환경에 상관없이 작업이 가능

• Word, Powerpoint, Excel, OneDrive, Teams 및 기타 Microsoft 제품과 통합

가격:

• 제한된 기능으로 무료

• 유료 플랜은 Microsoft 365 Business Basic ₩5,600사용자/월 (연간 약정)부터 시작

• 가정용은 Microsoft 365 Personal ₩89,000/년 또는 월 ₩8,900(으)로 구입

그럼 이제 구글과 MS의 대표적인 문서도구 이외에 다른 소프트웨어를 한번 살펴보겠습니다.

 

 

Bit.ai

 

<이미지 출처: bit.ai>

 

첫 번째로 살펴볼 협업 플랫폼은 Bit입니다. Bit를 사용하면 팀이 사용하기 쉬운 하나의 대시 보드에서 문서를 생성, 관리, 공유 및 추적할 수 있습니다.

 

Bit는 전문적인 협업 문서 편집 소프트웨어 중 하나가 될 수 있는 여러 가지 뛰어난 기능을 가지고 있습니다.

• 정리된 작업 공간 및 폴더: Bit는 작업 공간 및 폴더에 정보를 정리할 수 있도록 하여 모든 문서와 파일을 한곳으로 가져옵니다.

• 실시간 협업: 팀과 함께 문서를 동시에 작업하고 문서의 다양한 섹션 또는 동일한 단락과 줄에서 함께 작업합니다.

문서를 편집하거나 질문이 있거나 문서의 수정에 대한 피드백을 원하는 경우 텍스트를 강조 표시하고 주석을 추가합니다. 모든 공동 작업자를 ‘@멘션’할 수 있으며 해당 공동 작업자에게 알림이 전송됩니다.

• 콘텐츠 라이브러리: 다양한 미디어를 저장하고 공유할 수 있는 콘텐츠 라이브러리가 있습니다. 이미지, 음악, 비디오, PDF 등 다양한 콘텐츠를 쉽게 저장할 수 있으며 언제든지 액세스할 수 있습니다.

또한 누구나 정보를 빠르게 찾을 수 있는 매우 강력한 검색 기능을 통해 모든 작업 영역에서 문서 내의 폴더, 파일, 문서 및 콘텐츠를 검색할 수 있습니다.

 

<이미지 출처: bit.ai>

 

Bit의 몇 가지 뛰어난 기능

• 내부 또는 외부에서 공유된 문서를 추적합니다.

• 미디어 파일을 저장하는 콘텐츠 라이브러리

• 내장된 채팅 기능, 문서 비밀번호 보호 등

• 모든 웹 사이트에 문서 삽입

가격:

• 제한된 기능으로 무료 (5명, 최대 50개 문서, 5MB 파일 제한)

• 유료 요금제는 프로 ($ 8/월), 비즈니스 ($ 15/월)부터 시작됩니다.

 

Quip

 

<이미지 출처: quip.com>

 

Salesforce의 제품인 Quip은 또 다른 훌륭한 협업 문서 편집 플랫폼입니다. 강력한 Salesforce의 통합은 Quip이 Salesforce 데이터를 내부로 가져와 동료와 함께 문서 및 스프레드시트를 실시간으로 편집할 수 있음을 의미합니다. Quip의 뛰어난 기능은 문서에 캘린더, 설문 조사, 카운트다운 등을 추가하고 모든 작업을 한곳에 보관할 수 있다는 것입니다.

 

<이미지 출처: quip.com>

 

라이브 문서와 스프레드시트를 작성 및 편집하고, 팀원과 채팅하고, 아이디어를 효과적으로 토론할 수 있습니다. 팀은 채팅에 문서 또는 스프레드시트를 추가하고 함께 작업할 수도 있습니다. 사용자는 Quip을 사용하여 효율적이고 투명하게 작업을 생성, 구성 및 논의합니다.

전용 Android 및 iOS 앱을 통해 어디서나 작업을 수행할 수 있습니다. Quip은 인터넷 연결 없이 작업이 가능하고 인터넷에 연결될 때 작업이 동기화되므로 오프라인 모드도 지원합니다.

 

<이미지 출처: quip.com>

 

Quip의 몇 가지 뛰어난 기능

• Quip은 Salesforce의 생산성 플랫폼으로, 모든 장치에서 안전하고 간단하게 공동 작업을 진행

• 버전 기록 및 오프라인 모드

• Salesforce 레코드 내에서 실시간 공동 작업 문서를 표준화 및 자동화

가격:

• 유료 플랜 시작: Starter ($ 10 / 월), Plus ($ 25 / 사용자 / 월)