ECM (엔터프라이즈 컨텐츠 관리)  |  문서 관리

디지털 시대에 조직은 비즈니스 프로세스를 간소화할 방법을 찾고 있습니다. 기업들은 이를 자동화하기 위해 AI 기반 소프트웨어 또는 앱으로 구동되는 다양한 관리 솔루션을 채택하고 있습니다. 기업에서 선택할 수 있는 솔루션이 너무 많지만 솔루션 간의 경계가 제대로 정의되지 않으면 프로세스가 상당히 까다로워집니다.

 

 

예를 들어, 기업은 디지털 데이터를 체계적으로 정리하고 공유 및 문서화하는 비용 효율적인 방법을 찾고 있습니다. 그러나 사람들은 비즈니스 정보 관리와 관련하여 문서 관리 소프트웨어와 콘텐츠 관리 소프트웨어를 혼동하는 경우가 많습니다. 대부분의 경우 이러한 용어는 같은 의미로 사용됩니다. 일부 공급 업체는 솔루션을 `문서 관리`시스템이라고 부르고 다른 공급 업체는 이를 `콘텐츠 관리`시스템이라고 합니다.
둘 사이에는 몇 가지 유사점이 있지만 이를 구분하는 특정 요인이 있습니다.

문서 관리 소프트웨어 (DMS – Document Management Software)란 무엇입니까?

 

문서 관리 소프트웨어는 단일 플랫폼에서 방대한 양의 정보를 저장 및 분석하는 데 도움이 되는 시스템입니다. 이 솔루션은 기업 문서 파일을 디지털 방식으로 관리하는 프로세스를 간소화합니다. 또한 이 시스템은 문서와 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 중앙 데이터베이스 역할을 합니다.

콘텐츠 관리 소프트웨어 (CMS – Content Management Software)란 무엇입니까?

 

 

콘텐츠 관리 소프트웨어는 간단히 정리하면 디지털 콘텐츠를 만들고 관리하는 것입니다. 문서 관리와 디지털 자산 관리를 통합하여 기업의 콘텐츠 관련 부서에서 쉽게 공동 작업할 수 있는 도구 세트를 제공합니다.

앞서 언급했듯이 두 개의 소프트웨어 사이에는 유사점과 차이점이 있습니다. 차이점을 더 잘 이해하기 위해 먼저 서로 유사한 방식을 살펴보겠습니다.

 

 

[DMS와 CMS의 유사성]

문서 관리 솔루션과 콘텐츠 관리 솔루션에는 몇 가지 공통점이 있습니다.

● 둘 다 SaaS 기반 기술입니다.

Saas 기반 기술은 서비스형 기술 소프트웨어라고도 하며 타사 서버에서 호스팅 되고 인터넷을 통해 사용자에게 제공되는 소프트웨어 제공 방법입니다.
DMS와 CMS는 모든 데이터가 클라우드에 안전하게 저장되는 타사 서버에서 호스팅 될 수 있습니다. 데이터는 보안이 설정된 안전하게 인터넷이 연결되는 모든 장치에서 데이터에 액세스할 수 있습니다.

 

 

● 중앙 집중식 데이터 저장소 역할

유사성 측면에서 두 가지 모두 모든 정보가 저장되는 중앙 집중식 데이터베이스를 제공합니다. 이러한 문서는 쉽게 접근할 수 있으며 장점은 데이터베이스의 접근을 개인 접속자의 등급 및 프로젝트 단위로 제한할 수 있다는 것입니다.

 

● 정보를 쉽게 관리, 저장 및 검색할 수 있습니다.

DMS와 CMS는 모두 체계적으로 데이터를 수집하고 저장할 수 있습니다. 필요한 파일을 쉽게 검색할 수 있도록 문서를 색인화할 수 있습니다. 이러한 모든 정보는 시스템에 저장된 파일 더미에서 손실되지 않습니다. 한 가지 핵심 이점은 두 시스템 모두 번거로움 없이 필요한 정보를 검색하고 찾아올 수 있다는 것입니다.

 

 

● 높은 수준의 보안

둘 사이의 또 다른 유사점은 둘 다 기밀 비즈니스 데이터를 보호하기 위해 높은 보안을 제공한다는 것입니다. 허가되지 않은 접근으로부터 시스템을 보호합니다. 또한 실수로 파일을 삭제한 경우에도 다시 복구할 수 있습니다. 이러한 클라우드 기반 기술은 데이터의 자동 백업을 제공합니다.

 

[DMS와 CMS의 차이점]

이렇게 문서 관리 소프트웨어와 콘텐츠 관리 소프트웨어는 모두 중요한 공통된 기능을 가지고 있는데 정확히 무엇이 어떻게 다를까요?
가장 큰 차이점은 데이터 구조에 있습니다.

 

 

문서 관리 소프트웨어는 PDF, Power Point, Word, Excel 및 기타 널리 사용되는 형식과 같은 구조화된 문서 및 파일에 포함된 데이터를 처리하도록 설계되었습니다. DMS의 주요 목적은 이러한 파일을 디지털화하고 파일의 라이프사이클 동안 새 문서를 추적 및 관리하는 것입니다. 즉, 파일을 작성하고 다시 작성할 때 전체의 기록을 유지하는 것입니다.
실제로 문서 관리 소프트웨어에는 많은 콘텐츠 관리 소프트웨어에서 찾을 수 없는 고급 이미징 및 검색 기능도 포함되어 있습니다. 예를 들어, 문서 관리 솔루션은 인쇄된 문서 스캔을 위한 광학 문자 인식, 광학 문자 인식 및 손글씨 문자 인식 기능을 제공합니다.

 

 

반면 콘텐츠 관리 소프트웨어는 다양한 유형의 구조화 및 비구조화 전자 정보를 관리할 수 있습니다. 문서 관리 응용 프로그램에서 관리하는 파일 종류 외에도 광범위한 디지털 자산을 관리합니다. 예를 들면 동영상, 오디오, 웹 콘텐츠, 멀티미디어 파일, Flash 및 다양한 타사 인터넷 소스에서 수집된 원시 데이터가 있습니다.

 

주요 목적

문서 관리 소프트웨어의 주요 목적은 문서의 라이프사이클을 제어하고 규정을 유지하는 것입니다. 디지털 파일의 캐비넷 역할을 하므로 e-캐비넷 파일 시스템(e-cabinet filing system)이라고도 합니다. 핵심 기능에서 기업 문서의 전체를 관리하는 데 중점을 둡니다. 표준 기능으로는 비즈니스 문서의 워크플로우, 인덱싱, 버전 관리 및 감사 기능입니다.

 

 

반면 콘텐츠 관리 소프트웨어의 주요 목적은 조직의 파일과 문서를 저장하고 관리하는 것 그 이상입니다. 또한 콘텐츠를 저장, 유지 및 관리하는 데 사용되는 도구, 프로세스 및 전략도 포함됩니다.
문서 관리 시스템은 기술적으로 콘텐츠 관리 소프트웨어의 하위 범주라고 해도 무방합니다. 문서를 관리하는 DMS 기능이 없으면 콘텐츠 관리 소프트웨어가 제대로 작동하지 않습니다. 콘텐츠 관리 소프트웨어의 표준 기능 중 일부는 디지털 자산 관리, 비즈니스 프로세스 관리, 이메일 관리, 웹 콘텐츠 다운로드 등이 있습니다.

 

 

 

결론: 귀하에게 적합한 솔루션은 무엇입니까?

이 두 솔루션은 서로를 보완하지만 올바르게 사용하면 비즈니스에 매우 유용한 명확한 기능 구분이 있습니다.
주목할 만한 점은 DMS와 CMS의 기능이 중소기업에서는 비슷할 수 있다는 것입니다. 이는 중소기업은 일반적으로 대기업에 비해 복잡한 콘텐츠 및 문서 관리 요구 사항이 없기 때문입니다.

 

 

그러나 대기업 수준에서 콘텐츠 관리 소프트웨어는 더 많은 양의 구조화 및 비구조화 데이터를 구성하고 관리하는 경향이 있으므로 최상의 필수 솔루션입니다. 또한 두 솔루션 모두 종이를 사용하지 않고 내부 절차를 간소화하여 운영 비용을 최소화하는 데 기여합니다.
다양한 DMS와 CMS소프트웨어 중에서 비즈니스에 적합한 솔루션을 선택하는 동안 다양한 차이점을 고려하십시오. 어느 것이 기업의 요구 사항에 적합한지 선택을 하는 데 도움이 될 것입니다.