1. 문서 작성은 어떻게 시작합니까?

많은 기업의 사용설명서를 제작하는 담당자들은 제품에 대해 많이 알고 있다고 생각하고 설명서 작성을 쉽게 시작할 수 있다고 생각하지만 막상 설명서를 작성하다 보면 생각보다 더 많은 내용을 알아야 하고 작성해야 하는 것을 알게 됩니다.

 

사용설명서를 작성하신다면 아래 고려해야 할 몇 가지 사항을 확인해 보십시오.

1) 무엇을 포함해야 하고 무엇을 제외해야 하는지 확인하셨습니까?

2) 어떤 순서로 정보를 제공할지 결정하셨습니까?

3) 제품 사진, 일러스트, 동영상 등 시각 자료는 결정하셨습니까?

4) 다른 어떤 자료를 이용할 수 있습니까? 소비자들에게 외부 링크를 제공합니까?

5) 문서 작성 책임자는 누구입니까? 문서에 대한 피드백은 누가 담당합니까? 최종 승인은 누구입니까?

6) 어떤 국가의 언어로 번역해야 합니까?

 

 

이러한 질문에 대한 답변을 통해 사전에 사용설명서의 작성 방법을 결정합니다. 좋은 계획은 원활한 프로세스와 더 나은 사용설명서의 제작을 보장합니다.

 

 

2. 어떤 문서 형식을 사용하시겠습니까?

또한 문서의 최종 형식도 중요합니다. 인쇄 전용 문서입니까? 웹문서인가요? 모바일로도 제공되나요?

 

 

얼마 전까지만 해도 거의 모든 사용설명서가 인쇄 문서로 제공됐습니다. 그러나 지금은 특별한 이유가 없다면 브랜드 웹 사이트에 웹 문서 버전을 제공하는 것이 좋습니다.

대부분의 사용자는 스마트폰, 컴퓨터 또는 태블릿을 통해 언제라도 브랜드 웹 사이트에 액세스할 수 있으며 궁금한 것인 있을 때는 포털사이트 검색을 통해 언제든지 찾아볼 수 있습니다. 사용설명서를 온라인으로 전환하면 어디서나 액세스할 수 있습니다. 즉, 몇 년 동안 보지 못한 사용 설명서를 찾기 위해 서랍이나 창고를 찾아볼 필요가 없습니다.

또한 웹 문서는 업데이트하기가 훨씬 쉽습니다.

 

 

많이 사용하는 PDF 문서는 어떨까요?

소비자들이 문서를 인쇄해서 사용할 것이 아니라면 웹사이트에서 굳이 설명서를 PDF로 제공할 필요가 없습니다. 대신, 브랜드의 웹 사이트에서 웹 문서 형식의 텍스트로 디지털 버전을 제공하십시오. 이렇게 제작하는 여러 가지 이유 가 있지만 구조화된 문서로 제작하면 다양한 버전으로 사용하기 쉽습니다.

다운로드 가능한 PDF 버전의 문서를 제공하려면 괜찮습니다. 그러나 웹 사이트에서 PDF 이외의 형식으로도 사용할 수 있는지 확인하십시오.

 

3. 제품을 잘 알고 사용자 문서를 만드십시오!

그렇다고 해서 모든 것에 대해 절대적인 전문가가 되어야 한다는 것은 아닙니다. 그러나 사용설명서를 작성하는 사람이라면 누구나 제품에 대한 실무 경험이 있어야 합니다.

보다 심도 있는 지식을 얻으려면 제품 개발자와 의견을 나누고 다른 사람을 가르치기 전에 충분히 숙지해야 합니다.

 

 

이제 사용자 설명서를 만들기 위해 명심해야 할 몇 가지 중요한 사항이 있습니다.

 

1) 절대적으로 필요한 경우를 제외하고 전문 용어와 고도의 기술 용어를 사용하지 마십시오.

2) 의미를 설명하지 않으면 약어를 사용하지 마십시오.

3) 기업이나 브랜드의 스타일 가이드가 있는 경우 이를 사용하십시오.

4) 소비자가 제품에 대해 어느 정도 알 것이라고 추측하지 마십시오.

5) 평범한 언어를 사용해야 합니다. 중학생 정도의 간단한 언어로 제작하면 일반 소비자들이 쉽고 빠르게 이해할 수 있습니다.

6) 디자인은 복잡하지 않고 심플하며 시각적인 요소를 통해 이해력을 돕습니다.

 

 

 

4. 설명서를 테스트하십시오!

사용설명서는 소비자가 제품을 최대한 활용하는 데 도움이 되는 경우에만 유용합니다. 그리고 사용 설명서가 실제 소비자에게 얼마나 유용한지 테스트를 거치기 전에는 알 수 없습니다.

 

 

1) 실제 제품의 소비자 타겟 중 테스터를 선정합니다.

2) 테스터는 제품에 대해 사전 지식이 전혀 없는 일반 소비자를 대상으로 하며 테스터에게 설명서를 제공하고 어떻게 제품 사용 방법을 익히는지 확인하십시오.

3) 테스터를 통해 접수된 의견을 설명서에 보완해야 합니다.

– 외부의 베타테스터를 통한 피드백이 불가능한 경우 제품에 익숙하지 않은 직원과 내부적으로 테스트하십시오.

4) 개발자와 엔지니어로부터 피드백을 받습니다. 그들은 누구보다 제품을 잘 알고 있으며, 당신이 놓친 것에 대한 의견을 줄 수 있습니다.

 

 

5. 문서를 최신 상태로 유지하십시오

 

 

최근 소프트웨어나 전자 제품은 지속적인 업데이트를 통해 제품의 기능을 업그레이드하거나 오류사항을 점검할 수 있습니다. 이렇게 제품의 기능이 변경되면 사용설명서의 최신 정보가 필요합니다. 위에서 언급했듯이 전자 문서는 인쇄보다 큰 이점을 제공합니다. 물론 인쇄 전용 문서도 업데이트하여 웹 사이트에서 다운로드할 수 있습니다.

항상 사용설명서는 실제로 제품 사용에 도움이 되는 것이 가장 중요합니다. 또한 소비자에게 가장 유용한 방식으로 제공돼야 합니다.