비즈니스에서 의사소통은 중요하며 공식적인 의사소통과 관련하여 비즈니스 메일은 가장 중요한 부분을 차지합니다. 최근 코로나19로 인해 많은 비즈니스 커뮤니케이션이 이메일을 통해 이뤄지고 있기도 합니다. 해외 진출 기업이나 해외 기업과 거래를 하고 있는 글로벌 비즈니스 담당자분들뿐만 아니라 해외 기업에 취업하고자 하는 구직자나 유학을 준비하고 있는 학생들에게도 격식 있는 이메일 작성은 필수적입니다.

 

 

비즈니스 동료 및 거래처, 고객 및 다른 사람들에게 격식 있는 이메일을 작성하는 방법을 알면 회사와 개인이 이메일을 통해서 정확하고 전문적으로 자신을 표현할 수 있습니다.

영문으로 작성되는 비즈니스 문서는 사용 목적에 따라 작성 양식(format) 뿐만 아니라 같은 의미라도 사용되는 어휘도 다르기 때문에 원어민이라고 해도 쉽지 않습니다.

비즈니스 메일은 다른 비즈니스 문서 (계약서, 매뉴얼 등)에 비해 그 길이는 짧지만 형식과 용어 사용에 매우 민감한 특성을 가지고 있습니다. 한국어로 작성된 비즈니스 메일을 번역할 때도 단순히 직역만 하면 되는 것이 아니라 영어에서 요구하는 형식에 맞추는 것이 중요하면서도 매우 어려운 작업입니다.

오늘은 이처럼 다양한 비즈니스 문서 중 첫 번째로 비즈니스 메일(business letter)에서 사용되는 영어 양식과 표현에 대해 알아보겠습니다.

 

비즈니스 메일의 구성

이메일의 각 섹션은 받는 사람의 정보로 시작하여 적절한 형식을 갖추는 것이 좋습니다.

● Contact Information _ 받는 사람의 정보 (이름 / 직함 / 회사)

●  The Salutation [인사말]

– 공식적인 인사말을 사용합니다. “Dear Mr./Ms./Dr. [Last Name]

– 구체적으로 누구에게 연락해야 하는지 확실하지 않은 경우 “To Whom It May Concern “을 사용합니다.

– 받는 사람과 비공식적인 관계가 있는 경우에만 “Dear [First Name],”을 사용하십시오.

●  The Body [전하는 내용]

– 각 단락 사이, 인사말 뒤, 끝맺음 부분에 한 줄 간격을 사용합니다.

– 글 내용을 왼쪽 정렬을 합니다.

●  Closing Salutation [맺음말]

– 마지막 단락을 정중하거나 친숙하게 전달하는 것도 좋습니다.

– 글을 쓴 이유를 되풀이하고 요청 및 제안에 감사를 전달합니다.

• Respectfully yours

• Yours sincerely

• Cordially

• Respectfully

친근한 표현으로는

• All the best

• Best

• Thank you

• Regards

[1] Dear Mr./Mrs./Miss (Family Name): ~에게 (상대방의 이름을 아는 경우)

비즈니스 메일의 본문은 받는 사람을 호명하는 인사말(salutation)으로 시작합니다. 수신자가 남성일 경우 Mr.를, 여성일 경우 Mrs. (기혼) 또는 Miss (미혼)과 함께 성 (family name)을 적습니다. 받는 사람이 모 회사의 James Carter라는 사람일 경우, ‘Dear Mr. Carter’라고 쓰면 됩니다. 일반적으로 ‘~에게’로 알고 있는 ‘To~’는 사용되지 않는다는 것이 중요합니다.

[2] To whom it may concern: ~에게 (상대방의 이름을 모르는 경우)

한국어 비즈니스 메일에서 수신자를 모르거나 특정한 인물이 정해져 있지 않을 경우, ‘담당자에게’라고 적을 때가 있습니다. 영어에서도 같은 표현이 존재하는데 바로 ‘To whom it may concern’입니다. 직역하면 ‘이 업무가 관련되는 사람에게’라는 뜻으로 변형된 형태 없이 ‘항상, 무조건’ 저대로 쓰인다는 점을 명심해야 합니다.

[3] I am writing you concerning~: 나는 당신에게 ~에 대하여 쓰고 있다.

인사말이 끝나면, 새로운 문단 첫 번째 문장에는 이 편지를 쓰는 목적에 대하여 명시해야 합니다. 영어 글쓰기는 주제가 앞에 나오는 두괄식 형태를 띠고 있는데, 이는 이와 같이 이메일도 마찬가지. ‘왜 I am writing about~으로 하지 않느냐?’라고 물어볼 수 있지만 영어 문장은 격식체를 간접적인 표현으로 나타냅니다. 이 문장에서도 ‘about’대신 좀 더 직접적인 단어인 ‘concerning’이 사용되었습니다.

[4] I would like to express (utmost) gratitude for~: ~에 대한 감사를 표시하고 싶다.

비즈니스 메일의 내용이 상대방 (개인 혹은 회사)에 대한 감사의 표시일 경우, 본문 첫 번째 문장에 [3]번 문장 대신 위 문구로 시작할 수 있습니다. 이 표현에 사용된 ‘gratitude’는 ‘감사’라는 뜻의 격식체 표현이며, 감사하는 정도가 클 경우 바로 앞에 형용사 ‘utmost(최고의)’를 함께 잘 사용합니다. 가까운 사람들 간에 격식 없이 사용되는 ‘Thank you for~’은 지양하는 것이 좋습니다.

[5] Attached/Enclosed is(are)~: 첨부/동봉된 문서는 ~이다.

일반 편지글이나 이메일을 쓸 때 보충자료를 함께 첨부해서 보내는 경우가 있습니다. 이메일은 첨부파일로, 일반 편지글은 편지봉투 안에 들어가 있는 편지 이외의 자료로 직접 확인할 수 있지만 첨부 (혹은 동봉) 문서가 함께 있다는 것을 알려주는 것이 비즈니스 레터에서의 기본 에티켓입니다. 이메일 첨부문서인 경우 ‘Attached is OOO’으로, 우편 동봉 문서인 경우 ‘Enclosed is OOO’으로 편지글 마지막에 적으면 되며, 문법에 맞추어 ‘the attached/enclosed document’라고 길게 적지 않습니다. 문서가 2개 이상 첨부 또는 동봉된 경우 is를 are로 바꾼다는 점을 유의해야 합니다.

지금까지 비즈니스 메일에서 사용되는 주요 표현들을 알아보았습니다. 길이는 짧지만 정해진 것이 많은 비즈니스 레터. 처음에 익숙해지는 것은 쉽지 않지만 격식(formality)을 중요하게 여기는 영어 문화권에서는 알아 두면 큰 도움이 될 수 있습니다. 다음 편에서는 다른 장르 번역에서 사용되는 표현을 소개해드리도록 하겠습니다. 감사합니다.

 

 

Business Email Template
Subject: How is [company’s name] dealing with [a problem]?
Dear [name],

I loved your recent . It [helped me realize/discover something which I appreciate]. I’m contacting you regarding [the reason you are writing this email]

[The first paragraph of the main body – link the content of the video/article you’ve read with a current situation of the receiver’s company]

[The second paragraph of the main body – describe, in a positive light, how things could look like in the future and what are some of the challenges that need to be overcome]

[The third paragraph of the main body – pitch a solution and inspire the recipient to take action]

Keep up the good work and let me know what you think about this idea. I look forward to hearing from you.
Regards,

[Your full name][Your job title][Your workplace][Additional contact details or a website address]