“기술 문서”라는 단어를 듣는다면 대부분 전문적이고 읽기 어려운 문서라고 생각할 것입니다. 전자 제품의 도면을 떠올리거나 보기만 해도 어지러운 소프트웨어 코드 프로그램에 대해 생각하기 시작할 것입니다.

 

그러나 실제로는 그렇지 않습니다. 실제로 기술 매뉴얼과 같은 문서는 주로 기술적인 노하우가 거의 없는 사람들을 위해 작성됩니다. 물리적 제품이나 디지털 소프트웨어이든 제품을 사용하려는 사람들에게 기술 매뉴얼은 제품이나 소프트웨어를 사용하는데 스스로 문제를 해결할 수 있도록 가이드 역할을 합니다.

오늘은 이렇게 기술 매뉴얼이 의미하는 바를 이해하고 그러한 문서를 잘 작성하는 것이 왜 중요한지 이해할 수 있도록 설명드리겠습니다.

기술 매뉴얼이란 무엇입니까? (기술 문서의 정의)

비즈니스 용어로 살펴보면 _ 설치, 운영, 사용, 유지 보수, 부품 목록, 지원 및 장비, 기계, 프로세스 또는 시스템의 효과적인 구축을 위한 교육 요구 사항에 대한 지침을 포함하는 문서.

간단히 말해서, 기술 매뉴얼은 최종 사용자(소비자)가 제품 또는 서비스가 어떻게 작동하는지 그리고 어떻게 효율적으로 사용해야 하는지 이해하는 것을 목표로 작성된 문서입니다.

소비자가 사용하는 제품에 대해 설명하는 기술 매뉴얼은 제품 사용의 속도를 높이고 사용 중에 직면 한 문제를 해결하는 데 도움이 되는 가이드 역할을 합니다.

이러한 문서에는 제품 관련 지식과 데이터, 사용 방법, 문제 발생 시 수행해야 할 작업이 포함됩니다. 몇 십 년 전만 해도 기술 매뉴얼은 사실 일반 사용자가 이해하기에는 너무 기술적으로 작성되었습니다.

 

그 결과 기업들은 밤낮으로 고객 센터의 전화로 폭격을 받았고 한편에서는 분노와 좌절감을 느꼈습니다.

그렇게 시간이 지남에 따라 많은 것이 변했습니다. 오늘날 기술 매뉴얼은 읽고 이해하기 쉬운 방식으로 작성됩니다. 매뉴얼은 고객이 스스로 문제를 해결하도록 돕고, 고객에게 더 빠른 해결을 제공하고, 단순한 안내서에서 벗어나 ‘이케아’, ‘레고’와 같이 하나의 브랜드 아이덴티티로 자리 잡았습니다.

다양한 유형의 기술 매뉴얼 및 용도:

다음은 제품 또는 기술을 사용하는 다양한 사용자들의 요구를 충족시키기 위해 작성된 문서의 유형 및 영역입니다.

• 고객 지원 매뉴얼:

이 문서는 일반적으로 ‘제품 사용 설명서, 매뉴얼’이라고 하며 주로 제품을 사용하는 소비자를 위해 작성되었습니다. 이러한 문서는 다양한 형식으로 헬프 데스크, 교육 매뉴얼, 고객 지원 핸드북, 사용자 가이드, 설치 매뉴얼 등 기본적으로 최종 고객을 돕는 모든 문서의 형태를 취할 수 있습니다.

 

• 기술 지원 매뉴얼:

여기에는 직원이 조직에서 효과적으로 고객 지원 업무를 수행하는 데 도움이 되는 문서가 포함될 수 있습니다. 소비자 사용 설명서에는 포함되지 않는 문제 해결 내용들이 포함됩니다. 예를 들어 제품의 오류에 따라 관리자 모드 접근을 통한 해결 등 유지 관리 및 문제 해결 매뉴얼 등이 있습니다.

 

• 마케팅 지원 매뉴얼:

이러한 문서는 마케팅 및 영업 부서에서 제품을 마케팅하는데 필요한 문서로 제품의 특장점, 경쟁 제품 비교 데이터 등의 제품 소개에 중점을 둡니다. 예를 들어 제품 설명 동영상, 데이터 인포그래픽, 랜딩 페이지 등이 있습니다.

• IT 지원 설명서:

소프트웨어 및 전자제품에 필요한 기술문서로 IT 팀이 제품 업그레이드 및 오류 문제 해결을 위한 업무를 효율적으로 수행하는 데 도움이 되는 지원 문서입니다. 여기에는 제품의 기술 사양, 용어집, 소프트웨어 개발 등이 포함될 수 있습니다.

오늘은 이렇게 ‘기술 매뉴얼’이 무엇이며 필요에 따라 어떤 문서들이 있는지를 알아보았습니다. 다음 시간에는 기술 매뉴얼이 비즈니스에 어떤 이점을 주는지에 대해 알아보도록 하겠습니다.